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党委办公室、校长办公室概况
党委办公室、校长办公室是学校党委、行政的综合办事机构,为学校党、政领导工作提供服务,辅助学校党政领导总揽全局,沟通上下,联系内外,协调各方正常运转的管理工作部门。学校办公室现共有工作人员16人,其中办公室主任1人,副主任1人,分设秘书科(2人)、教育管理信息科(1人)、信访科(1人)、机要科(1人)、行政科(4人)、收发室(5)人。学校办公室的主要功能有:
一、发挥“五大”作用
(一)领导决策的参谋作用。主要体现在:第一,做好调查研究工作,有针对性地搜集决策所需要的信息,向校领导提供真实情况,为决策提供依据;第二,综合意见,汇总方案,陈述利弊,分析比较,供校领导决策参考;第三,在工作中,主动研究学校各个时期的工作重点,针对校领导需要,积极提出建设性意见和工作措施等建议,在当好助手的同时,发挥参谋作用。
(二)领导工作的助手作用。主要体现在:第一,协助校领导办理各级来文、来函,起草文件,公务接待等,使领导集中时间和精力抓大事;第二,协助校领导做好各项决策的布置落实工作,全面掌握贯彻实施情况;第三,协助校领导做督促检查工作。包括对校领导决策的大事、要事执行落实情况的督查,也包括对文件处理和事务处理的督查,必要时出面牵头,积极协助校领导推动问题的解决。
(三)学校管理的协调作用。协助校领导处理管理工作中涉及到的各方面的关系,解决运行过程中出现的矛盾和问题。运用恰当有效的工作方式和方法,在上下之间、部门之间进行沟通调节,做到上令下行、下情上达,以取得最佳管理能效。
(四)信息沟通的枢纽作用。一方面注意收集来自下面的实际工作情况和动态反映,及时传达上级指示精神、搜集外单位和兄弟院校的经验,全面、准确、及时地为校领导提供切合实际、正确无误的信息,为校领导决策提供依据;另一方面积极主动开展工作,把学校的决定传达下去,改革动态和工作经验传播出去,搞好信息反馈。
(五)内外联系的窗口作用。学校办公室是学校的窗口,主要体现在办事的效率和质量,以及服务的作风和态度上,因此,工作中无论是电话受理,还是接待洽谈,都从一个侧面反映出学校的思想作风、精神面貌,实质上对学校的管理起着示范作用。
二、做好“九项”工作
(一)信息工作 学校办公室要做好校内外信息的定期编发(或上网),及时、准确、全面反映学校各项工作。另外,搞好信息的收集,按照科学的程序进行筛选、分类、分析和整理,使之成为校领导所需要的真实准确的信息,以适应校领导科学决策的需要。
(二)文书工作 文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务,组织公文运转,充分发挥公文的作用,为有效地推进工作服务。
(三)会务工作 会务工作是指会议的筹办、组织以及与此有关的服务工作。会务工作是使会议正常进行、取得预期效果的保证。
(四)档案工作 学校档案就是学校的历史,是学校的宝贵资源和财富。学校档案工作就是运用科学的原则和方法管理学校档案,为学校各项工作服务。
(五)接待工作 接待工作包括安排接待上级领导来校检查、指导工作,安排兄弟学校和其他来访人员的参观交流活动。接待工作遵循的原则是服务热情周到、讲究礼仪规范、务求工作实效。
(六)统计工作 学校办公室的统计工作是一项重要的基础工作,直接为领导决策和学校管理提供依据,并为上级主管部门各项政策的制定提供依据。必须认真抓好统计数据的收集、整理、报送,确保真实性和可靠性。
(七)印信管理 印信管理,是指保管和使用学校党委、行政公章,书记、校长印章,开具介绍信、证明信等。学校办公室要严格执行学校印信管理使用规定,不得循私舞弊,擅自用印。
(八)协调工作 协调工作的目的在于沟通情况,统一认识,化解矛盾,从而保证各部门在学校各项工作中相互配合、上下衔接,形成一个有机统一、相互支持的整体。对部门反映的问题要及时协调,重要协调内容有记录。协调过程中,既热情周到,又掌握原则,不越俎代庖。
(九)督查工作 督查工作的目的是使领导决策及时贯彻落实。
三、遵循“四个”原则
(一)迅速。保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率,要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。
(二)准确。办文要准确,办事要稳妥,了解情况、反映问题真实。养成严肃认真细致的好作风。
(三)保密。切实做到:不该说的不说,不该问的不问,不该看的不看,不该记的不记。
(四)规范。工作讲程序,讲原则。要有预见性,统筹规划好各方面工作,使工作规范、有序、高效。